لا يختلف إثنان على أهمية وجود بريد إلكتروني للمنظمات بشكل عام وخصوصا غير الربحية منها. القاعدة المهمة أن يكون البريد الإلكتروني على النطاق الرسمي للمنظمات ولا يفضل استخدام بريد الكتروني من مقدم خدمة عام مثل gmail أو live وغيرها، حيث أن استخدام بريد الكتروني من مقدم خدمة عام يعطي انطباع لدى المتلقي بعدم احترافية المنظمة أو عدم جديتها في تبني التقنية في أعمالها، كما قد يعطي انطباع بأن المنظمة غير رسمية أو حتى وهمية.

تقدم العديد من الشركات التقنية العالمية خدمات بريد الكتروني احترافية بإمكانيات متقدمة (لكن محدودة بباقة أو عدد معين)، تمكن المنظمات غير الربحية من ربط نطاقها الرسمي وتفعيل بريدها الالكتروني على هذا النطاق. تشمل الخدمات بريد الكتروني، ومساحة تخزين سحابية، وأنظمة الاجتماعات الالكترونية، وغيرها العديد من الخدمات المهمة.

يجب على المنظمات غير الربحية التسجيل في أحد هذه الخدمات والإستفادة القصوى من المميزات التي تقدمها. مع العلم أن بعض الشركات تشترط التسجيل المسبق في مبادرة TechSoup كمتطلب أساسي لإكمال إجراءات الطلب.

مثال على الشركات التي تقدم خدمات بريد الكتروني احترافي مصحوبا بخدمات إضافية وبشكل مجاني شركة مايكروسوفت وشركة قوقل.

لتنظيم أعمال المنظمة يقترح اتباع المبادئ التالية:

• عمل مجموعة بريد الكتروني عامة تستخدم في موقع المنظمة والمنشورات (مقترح info@test.org).
• تحديد سياسة واضحة تنظم طريقة إنشاء عناوين الحسابات لمنسوبي المنظمة. تجدون أدناه عدد من الأمثلة:
  • الاسم الأول ونقطة والأسم الأخير (مثال: fahad.alhamed@test.org).
  • الحرف الأول من الأسم الأول ونقطة والأسم الأخير (مثال: f.alhamed@test.org).
• عمل مجموعات داخلية حسب إحتياجات الإدارات وتقبل إستقبال الرسائل داخليا فقط.